Pour bien choisir sa solution paie en SaaS, il est nécessaire de connaître et comprendre les différents types de solutions. Il faut également réfléchir au mode d’organisation que l’on souhaite avoir autour de cette solution.
Cette compréhension et cette réflexion peuvent malheureusement demander un temps considérable, ne serait-ce que pour rassembler les informations nécessaires. Pour vous faire gagner du temps, nous vous proposons plusieurs points à connaître pour bien choisir votre solution paie en SaaS.
Une solution paie en SaaS, qu’est-ce que c’est ?
Avant de savoir comment choisir sa solution paie SaaS, il est impératif de bien définir de quoi il s’agît : une solution paie dite « SaaS » signifie « Software as a Service », autrement dit un logiciel en tant que service. C’est-à-dire une solution logiciel dont les fonctions essentielles sont intégralement disponibles en ligne.
Beaucoup de solutions paie actuelles ne digitalisent que partiellement leur interface, sans mettre à disposition le calcul social, qui est le cœur du métier de la gestion paie. Cette différence ne doit pas être négligée pour pouvoir apprécier correctement vos critères de sélection.
Il est possible de s’assurer qu’un logiciel paie est bel est bien en ligne et de consulter la charte des éditeurs de paie référencés sur net-entreprises. En effet, depuis 2017, les charges sociales doivent être obligatoirement déclarées via la DSN au format dématérialisé, de manière mensuelle et pour chaque salarié. Une solution paie non référencée dans cette charte n’est pas un logiciel de paie, mais un service de gestion de paie, qui va utiliser un logiciel, qu’il soit en ligne ou non.
Paie en SaaS : avec ou sans SIRH ?
Il est également nécessaire de distinguer la gestion de la paie du Système d’Information des Ressources Humaines (ou SIRH). En effet, leur fonction respective est fondamentalement différente :
- Une solution de la gestion de la paie se charge uniquement de calculer les données de paie ;
- Un SIRH est quant à lui en charge de collecter ces données et les met ensuite à disposition.
Un SIRH se rapproche alors d’une entité de gestion, qui peut être importante, voire essentielle selon le niveau de complexité organisationnelle de l’entreprise qui recherche une solution paie. Il rendra la saisie des données, leur validation et leur compilation le plus efficace possible.
Il s’agît donc bel et bien de deux sections distinctes, qui vont chacune nécessiter des compétences, expertises, architectures et technologies distinctes.
Une bonne solution paie en Saas va par conséquent associer le SIRH à son procédé. Il sera alors possible de collecter les données en temps réel, les faire valider et les calculer instantanément. Attention toutefois : le SIRH et la paie répondent à des besoins différents. Si votre entreprise n’a pas forcément besoin de l’un, elle peut tout à fait se contenter de l’autre.
Selon la taille de votre entreprise, il ne sera pas forcément utile de choisir une prestation dont vous n’utiliserez pas la totalité des fonctionnalités, qu’il s’agisse de SIRH, gestion paie, ou les deux. Il est le plus souvent recommandé de d’abord choisir une solution paie adaptée, puis ensuite y ajouter un SIRH adapté si besoin.
Solutions SaaS et télétravail
L’épidémie du Covid-19 a profondément bouleversé la manière de travailler d’un grand nombre d’entreprises : les confinements répétés ont fait du télétravail une nouvelle normalité. Les solutions SaaS et sur le cloud ont su bénéficier de ces changements.
Par exemple, à la suite du premier confinement, les services IT des entreprises ont été fortement sollicités : la plupart de leurs données étant stockées en interne, les solutions en SaaS ont permis d’exporter ces données pour faciliter leur accès via internet. De plus, ces solutions sont, en général, accessibles par l’ensemble des utilisateurs sans nécessiter un long temps de formation pour leur prise en main.
Paie en SaaS et gestion des conventions collectives
Une autre vérification essentielle est de s’assurer que la solution paie en SaaS recherchée prend en charge la convention collective de votre entreprise, qu’elle combine SIRH ou non.
En effet, bien qu’une partie des calculs relève du droit commun, une autre va dépendre de la convention collective à laquelle votre entreprise est rattachée. Ainsi, une solution paie qui vous sera adaptée sera celle qui prendra évidemment en compte votre convention collective, mais également les conventions « adjacentes » si vous souhaitez étendre votre activité sur le long terme.
Une solution paie en SaaS intégrant un grand nombre de conventions sera en général bien plus complexe à utiliser qu’une solution focalisée sur une seule convention. C’est ici qu’intervient le gestionnaire de paie : il fera le lien entre le logiciel paie et votre entreprise. En lui communiquant vos informations, il se chargera de les intégrer dans le logiciel et s’assurer que les calculs qui en découlent soient justes et dans les temps.
Combien ça coûte ?
Bien que sur le marché, les offres de solution paie proposent des systèmes de tarifications très variables, la façon « traditionnelle » de facturer la prestation se base sur un principe d’évènement et d’exception.
Dès qu’un évènement se produit, il sera en théorie facturé en plus d’un forfait de base incluant la solution paie. Cette méthode est principalement présente dans la mesure où le service n’est pas automatisé.
Dans le cas d’une solution paie en SaaS, le processus s’automatise. Une fois automatisé, le rejouer coûtera de moins en moins cher, permettant une approche intégralement forfaitaire : tout s’intègre dans une facturation unique car les opérations et processus inclus sont maîtrisés.
Pour votre entreprise, c’est l’assurance d’une visibilité financière optimale : pour un montant donné, vous avez accès à toutes les ressources nécessaires pour la gestion paie.
