La préparation de l’entretien professionnel

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un entretien obligatoire avec chaque salarié. Il a pour objectif de faire le bilan du parcours professionnel du salarié depuis son entrée dans l’entreprise, en tenant compte aussi de sa formation et ses autres expériences professionnelles. Il permet également d’identifier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et de vérifier dans quelle mesure elles s’accordent avec les besoins de l’entreprise.

Le salarié peut émettre des souhaits de formation, de changement de poste ou de lieu de travail. L’employeur pourra faire les mêmes propositions.

Pour l’employeur, c’est le moyen de mettre en adéquation l’évolution du salarié avec les besoin de l’entreprise. La loi ne donne pas de précision sur le contenu de l’entretien professionnel, que ce soit sur des thèmes imposés ou des formes à respecter.

L’employeur peut donc définir les modalités de l’entretien professionnel en fonction des orientations stratégiques de l’entreprise, de ses besoins, de l’évolution de ses métiers et des aspirations et compétences du salarié.

Plus qu’un entretien, il s’agit d’un échange entre le salarié et son employeur, permettant à chacun de se projeter mieux dans l’avenir. L’entreprise peut ainsi prendre en compte les aspirations de chaque collaborateur et d’étudier ses perspectives d’évolutions professionnelles, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Cela est un exercice très constructif et motivant pour le salarié, qui est accompagné dans l’identification de ses besoins et la formalisation de son projet.

Pour aller plus loin, l’entretien professionnel permet également de repérer les besoins en matière de formation et de développement de compétences au sein de l’entreprise, ainsi que d’établir les actions et projets à mettre en œuvre. A ce titre, il devient un acte managérial essentiel et un outil de mobilisation pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (démarche GPEC) qui évoluent.

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est une obligation légale pour toutes les entreprises. Il doit être organisé tous les 2 ans pour tous les salariés quelles que soient :

• La nature de leur contrat de travail : CDI, CDD, contrat de travail temporaire, contrat aidé etc… ;
• Leur durée de travail (temps plein ou temps partiel)
• Leur ancienneté dans l’entreprise ;
• La taille de l’entreprise et son secteur d’activité.

Les salariés sous contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, qui ont la qualité de salariés, sont inclus, même s’ils bénéficient par ailleurs d’un accompagnement dans le cadre de leur formation en alternance.

Cet entretien doit être systématiquement proposé aussi au retour d’un salarié qui reprend son activité après :

• Un congé de maternité/paternité/d’adoption ;
• Un congé de proche aidant ;
• Un congé sabbatique ;
• Un congé parental d’éducation (à temps plein ou partiel) ;
• Une période de mobilité volontaire sécurisée en dehors de l’entreprise ;
• Un arrêt longue maladie (plus de 6 mois) ;
• Un mandat syndical.

L’entretien professionnel peut avoir lieu à l’initiative du salarié à une date antérieure à la reprise de poste.

Organisation de l’entretien

En l’absence de référence, la convocation à l’entretien professionnel peut être transmise dans un délai raisonnable de 8 à 15 jours. La convocation doit préciser l’heure et le lieu de l’entretien, étant entendu que celui-ci doit se dérouler pendant le temps de travail et sur le lieu de travail. Il donne donc droit à rémunération. Si le salarié refuse l’entretien, il est fortement conseillé de lui faire signer un document de décharge.

L’entretien professionnel peut s’organiser en 3 phases :

L’entretien professionnel doit également comporter des informations sur l’activation du CPF (compte personnel de formation), les abondements que l’employeur est susceptible de financer et sur le CEP (Conseil en Évolution Professionnelle).

Que doit préparer l’employeur ?

L’employeur, généralement représenté par le directeur des ressources humaines ou un responsable des ressources humaines dans les sociétés plus importantes, joue un rôle très important dans la préparation de chaque entretien professionnel.

Il doit s’informer de la situation professionnelle du salarié et des souhaits d’évolution déjà formulés en lisant l’entretien professionnel précédant ou en interrogeant le management. Il doit aussi savoir de quelles formations a bénéficié le salarié au cours des dernières années. Le DRH doit aussi avoir conscience de la stratégie de l’entreprise, de comment le salarié s’y inscrit maintenant et à l’avenir. La liste des postes à pourvoir en interne ou des nouveaux métiers de l’entreprise peut aussi offrir des opportunités intéressantes à la fois pour l’employeur et le salarié.

De manière plus pratique, il est préférable que la personne en charge de l’entretien professionnel connaisse et maîtrise les dispositifs de professionnalisation. Il pourra ainsi être en mesure de proposer au salarié une VAE (Validation des acquis de l’expérience), un bilan de compétences ou un congé personnel de formation par exemple.

Avant l’entretien professionnel, le responsable s’assure qu’il saura communiquer les attentes de l’entreprise vis-à-vis du salarié et tous les scénarios possibles mis à la disposition du salarié. Il devra aussi savoir écouter le collaborateur pour identifier précisément ses compétences et décrypter ses attentes profondes.

Pour faciliter l’échange, l’employeur peut proposer au salarié un guide avec les principaux points qui seront abordés au cours de l’entretien. Il sera remis au salarié en même temps que la convocation pour lui permettre de construire son projet professionnel de manière plus structurée. Ce guide peut être au format papier ou numérique.

Quelles sanctions en cas de non-respect de l’obligation ?

La non-tenue des entretiens professionnels tous les 2 ans pour chaque salarié n’est pas sanctionnée directement. Toutefois, tous les 6 ans, lors de l’entretien professionnel, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit être réalisé. Cet état des lieux permettra justement de s’assurer que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années et d’apprécier sa progression pendant cette période. Il sera alors vérifié si le salarié a :

• Suivi au moins une action de formation ;
• Acquis une certification professionnelle (diplôme, titre professionnel, CQP/CQPI) ou VAE ;
• Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Puisque l’organisation des entretiens professionnels est devenue obligatoire en mars 2014, les premiers états de lieux interviennent donc en mars 2020.

Si lors de l’état des lieux il ressort que le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’une action de formation non-obligatoire, un abondement du CPF est prévu. Cette sanction est applicable uniquement dans le entreprises de 50 salariés et plus et consiste dans une alimentation du CPF à hauteur de 100 heures (3000€) pour un salarié à temps plein et à 130 heures (3900€) pour un salarié à temps partiel.

A savoir :
Le 21 juin 2021, le Ministère du travail a indiqué que les employeurs pourraient réaliser leurs entretiens professionnels jusqu’au 30 septembre. Ce report touche les entretiens dits « d’état des lieux » prévus en 2020 et sur le 1er semestre 2021. Cette échéance a pour but de permettre aux employeurs d’éviter une sanction pour non-réalisation de ces entretiens dans les délais impartis. 

Ne pas confondre entretien professionnel et entretien annuel

Attention, il ne faut pas confondre entretien professionnel et entretien annuel. Chacun présente des caractéristiques différentes, à savoir :