La gestion des congés et des absences est un élément crucial dans la gestion des ressources humaines, cela leur permet de contrôler le temps ou les salariés ne sont pas au travail pour un motif d’un congé quelconque ou d’une absence justifiée. Elle correspond à un élément de la gestion des temps et des activités qui englobera de manière plus large les activités liées au temps passer en entreprise.
Aujourd’hui, des logiciels de gestion du temps et des activités, appelé logiciel GTA, sont mis en place, cela permet à la fois de mieux gérer le temps passé au travail du point de vue du salarié, mais également, du point de vue des ressources humaines et de l’entreprise.
Les enjeux d’une telle gestion
Mettre en place une GTA peut avoir un fort impacte sur la productivité au travail. En effet, elle permettra d’anticiper le manque de personnel lors des périodes de congés ou d’absences, cela permettra aux membres d’une équipe de continuer leurs projets sans être impactés par l’absence d’un de leur collègue et de répartir le travail avant le début de cette absence. Cependant, il est bon de rappeler que chaque congé ou absence est régi par des textes de lois qui devront être respectés par le salarié, mais également par l’employeur.
La GTA permet également de contrôler le nombre d’heures passées au travail, mais également son temps de pause, sans citer les autres effets bénéfiques d’une telle gestion.
Les fonctions d’un logiciel de GTA
Grâce à la mise en place d’un logiciel GTA, l’entreprise disposera de plusieurs fonctionnalités qui aideront à la gestion des ressources humaines.
Marquer sa présence en entreprise :
Grace a un système de pointage (physique ou virtuel), chaque salarié aura la possibilité de se signaler dès son installation à son poste de travail et jusqu’à son départ en fin de journée. Cela peut être également utilisé pour le notifier de son temps de pause.
Demande de congé ou d’absence :
En cas de congé ou d’absence imprévisible, le salarié pourra emmètre une demande ou déclarer son absence à travers ce logiciel. Son manager sera directement informé et pourra prendre ses dispositions pour pallier à l’absence de son collaborateur.
Un outil de gestion de la paie :
Si le logiciel de gestion des temps est connecté au logiciel de paie, ou mieux encore, s’il y est intégré, toutes les informations relatives au temps de travail des salariés seront reprises. Cela facilite la gestion de la paie en reportant les absences et congés mais aussi les éventuelles heures supplémentaires ou complémentaires.
Gestion de projet :
La GTA donne la possibilité de suivre un les heures et les salariés dédiés à un projet. Cela inclut le détail de chaque tâche, l’allocation des ressources, et la visualisation des étapes clés, offrant ainsi une vue d’ensemble aux parties prenantes.
Automatisation des processus RH :
Les logiciels GTA contribuent à automatiser de nombreuses tâches administratives liées à la gestion des temps, des congés et des activités. Cela permet un gain de temps significatif pour les équipes RH, qui peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Reporting et analyse des données :
Les logiciels GTA offrent des outils de reporting avancés permettant de générer des tableaux de bord personnalisables. Ces analyses permettent aux responsables RH d’identifier des tendances, de suivre les performances et d’ajuster les stratégies en conséquence.
Les fonctionnalités d’un logiciel GTA sont très larges et variées que ce soit pour les salariés, mais également pour les ressources humaines, car d’autres logiciels comme de la paie peuvent être affectés à de la GTA. Cela apporte un avantage considérablement à l’entreprise qui décide par la même occasion de passer l’ensemble de ces processus en version digitale.
Les avantages pour vos salariés
L’utilisation d’un logiciel de GTA offre de nombreux avantages pour les salariés, en effet, ils auront la possibilité de consulter leur solde de congés et voir combien il reste de congés payés ou RTT. Cela leur donne également la possibilité d’anticiper ses congés et de les poser en fonction des plannings présents dans le logiciel.
Cela responsabilise aussi les salariés sur les pointages et les temps de pause pour éviter les litiges avec les managers de proximité.
Les avantages pour votre entreprise
La GTA participe à l’optimisation de la gestion des ressources humaines. En effet, elle simplifie la planification des heures supplémentaires des collaborateurs en fonction des besoins, des compétences ou des exigences légales. Elle aura également pour effet de réduire les coûts liés aux heures non prévues.
De plus, la GTA aidera les RH à avoir une meilleure gestion des congés et absences, avec une vision en temps réel des plannings individuels et globaux. Le logiciel prenant en compte les règles légales, conventionnelles et propre à chaque service de l’entreprise, il sécurise la gestion des temps.
L’un des avantages significatifs reste la mise en place d’un système de pointage à destination des salariés, ce qui permet d’éviter fraudes et litiges en rapport avec les heures travaillées.
