Chaque année, un bon nombre de salariés ont besoins d’un moment de repos. Des congés peuvent être posés. Mais à ces congés, payés ou non, peuvent s’ajouter des absences pour différentes raisons. Ces aléas sont un impondérable de la gestion des ressources humaines. Les RH doivent être en mesure de gérer administrativement et légalement, le temps où les salariés ne sont pas au travail. La gestion des absences va bien au-delà de la simple autorisation de s’absenter de son lieu de travail. C’est un processus stratégique essentiel pour les entreprises qui cherchent à maintenir une productivité constante tout en respectant les besoins individuels de leurs employés. Une mauvaise gestion risquerait d’avoir un fort impacte négative sur la productivité de l’entreprise.
L’un de vos salariés à décider de s’absenter subitement de son travail et vous ne savez pas comment y remédier ? Dans cet article, vous verrez ce qu’est la gestion des absences, mais également tout le processus qui en découle.
Les différents types d’absences
Au sein d’une entreprise, la gestion des absences correspond à un enjeu de taille pour le service ressources humaines. Cette gestion correspond à un suivi des absences des salariés quel que soit le motif de cette absence. Il est important de faire la distinction entre le congé et les absences, pour l’unique et bonne raison que les congés peuvent être anticipé par une demande soumise préalablement, alors que les absences peuvent survenir à tout moment et sans justificatif dans certains cas.
Il existe plusieurs types d’absence qui peuvent arriver en entreprise :
- Absence pour cause de maladie d’un enfant
- Absence pour cause familiale
- Absence pour assistance médicale
- Absence maladie
- Accident
- Problème de garde d’enfant
- Problème de transport
- Evènement inattendu…
Comment gérer une absence ?
Au sein d’une entreprise, plusieurs méthodes sont mises à disposition des ressources humaines pour gérer ces absences, en fonction de la taille de l’entreprise. On recommande le plus souvent au RH d’utiliser un logiciel SIRH, qui permet un meilleur suivi et un vrai gain de temps.
On peut aussi faire appel à des logiciels de gestion comme la GTA, la gestion des temps et des activités, ou plus facilement à un tableau Excel.
Les logiciels SIRH sont les plus prisés en entreprise. Ils offrent un grand nombre d’avantages pour les ressources humaines en leur permettant de gérer les congés, les absences maladie ou d’autre type d’absence, en garantissent un suivi et en générant des rapports.
Grace a un logiciel GTA, les employés ont la possibilité de soumettre leur demande d’absence anticipée pour qu’elle soit prise en compte par leur manager. Il existe des tableaux de bord qui peuvent donner des informations en temps réel et qui permet une meilleure communication en cas d’absence d’un collaborateur en entreprise.
À travers un tableau Excel, le RH aura juste besoin de connaître son nom, le motif et la durée de l’absence, son supérieur hiérarchique, le total des jours d’absence et contrôler la période de l’absence.
Sur un logiciel de gestion des absences, plus destiné aux grandes entreprises, l’automatisation de cette gestion par les salariés est un avantage stratégique pour l’entreprise car cela permet de faciliter le travail des ressources humaines tout en leur permettant d’économiser du temps.
Une politique définie en amont
Pour le secteur des ressources humaines, définir une politique des absences imprévues constitue un élément crucial dans leur gestion du personnel.
Cette politique doit contenir toutes les procédures relatives à la pose de congés, le détail des motifs d’absences et leur justification, les formalités à remplir, les conséquences liées aux absences injustifiées, les bonnes pratiques pour organiser son travail en cas d’absence.
L’intérêt de définir une telle politique est de faciliter la communication entre les employés et la direction, afin de connaître la raison de cette absence, mais également, permettre aux ressources humaines de redistribuer les tâches en cas d’absence d’un employé participant à un projet.
Il est également possible de mettre en place des dispositifs qui facilite l’absence de vos salariés. Prenons pour exemple l’absence pour cause d’enfant malade, il est possible de mettre en place du télétravail pour le salarié afin de faciliter son absence du bureau et pour lui permettre de continuer à effectuer ces tâches à distance.
Un cadre légal à respecter
Dans le cas d’une absence, quel que soit son motif, les salariés au même titre que les employeurs, doivent de respecter l’ensemble des textes législatifs et lois qui régit ces absences. Le Code du travail permet de connaître l’ensemble des obligations et devoir que chacune des deux parties doivent respecter.
Dans le cas des salariés, ils sont obligés d’informer leur employeur même si cette absence survient le jour même afin de ne pas impacter la productivité de l’entreprise. Dans certains cas, un certificat médical peut être demandé au salarié afin de justifier son absence. Pour la rémunération, une partie peut être prise en charge par la Sécurité sociale ou la caisse de complémentarité santé.
En ce qui concerne les employeurs, plusieurs éléments doivent être respectés en cas d’absence de leur salarié. En effet, en cas d’absence, la convention collective de l’entreprise doit être consultée, car cette dernière peut prévoir des règles spécifiques en ce qui concerne ce sujet, l’employeur s’engage aussi à maintenir le salaire de son employé, totalement ou partiellement, jusqu’à son retour au travail protéger par le droit de retour au travail, empêchent tout licenciement. Un entretien peut être réalisé au retour du salarier si des aménagements doivent être réalisés en fonction du motif de l’absence.
