Si vous avez fait le choix d’accueillir un stagiaire au sein de votre société, voici un certain nombre d’informations à prendre en compte. Les obligations sont nombreuses, en particulier quand le stagiaire reste plus de deux mois. En effet, tous les stages d’une durée supérieure à deux mois doivent être rétribués par une gratification stage versée chaque mois.
De ce fait, bien qu’il ne soit pas nécessaire de lui remettre un bulletin de paie au sens juridique du terme, il faut lui transmettre un document synthétisant l’ensemble des sommes qu’il aura reçues et les charges sociales éventuellement payées.
Montant de la gratification stage 2024
Le montant de l’indemnité de stage est fixé par un accord collectif (convention de branche ou accord professionnel). Si de tels accords n’existent pas, la législation prévoit un montant minimum de gratification fixé à 15 % du PASS (plafond de Sécurité sociale) horaire, soit 3,90 € par heure en 2022. Ce montant est multiplié par le temps de présence du stagiaire afin d’obtenir le montant de la gratification mensuelle. Pour 2023, le PLFSS passe de 26 à 27 €, le montant de la gratification stage augmente donc et passe de 3,90 € à 4,05 € au 1er janvier 2023.
Au 1er janvier 2024, ce montant passe de 4,05 € à 4,35 € par heure de présence active.
Pour un temps plein considéré à 151,67 heures par mois en 2023, le calcul de la gratification de stage est le suivant :
(27 * 0,15) * (35 * 52 /12) = 614,25 €
La valeur de la gratification stage mensuelle peut ainsi varier selon le nombre d’heures réalisées dans le mois :
| Heures réalisées par mois | Gratification |
|---|---|
| 133 (soit 19 jours * 7 heures) | 578,55 € |
| 147 (soit 21 jours * 7 heures) | 639,45 € |
| 154 (soit 22 jours * 7 heures) | 669,90 € |
Limite d’exonération de l’indemnité de stage
La gratification stage, qui n’est pas considérée comme du salaire, est exonérée de charges sociales dans la limite de 15% du PASS. Soit, en appliquant rigoureusement la même formule que ci-dessus : 4,05 € multipliés par le nombre d’heures réalisées dans le mois en 2023 (anciennement 3,90 € en 2022).
Cette exonération couvre : les cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, la CSG et la CRDS, la contribution sociale autonomie, le versement transport et la cotisation FNAL.
Au-delà du montant obtenu comme expliqué ci-dessus, toutes les cotisations et contributions sociales sur les salaires sont dues, à l’exception des cotisations d’assurance chômage et de retraite complémentaire.
Pour la partie excédant la limite d’exonération (Smic annuel), les gratifications versées aux stagiaires sont soumis au prélèvement à la source, dans les conditions de droit commun.
Couverture maladie du stagiaire
Le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale d’assurance maladie dont il bénéficie déjà :
- régime étudiant,
- ayant droit du régime de ses parents,
- couverture maladie universelle (CMU).
Cotisation accident du travail
En matière de risque accidents du travail et maladies professionnelles, le stagiaire doit être rattaché au régime général de la Sécurité sociale.
L’affiliation du stagiaire auprès de la CPAM de son lieu de résidence et le paiement de la cotisation accidents du travail/maladies professionnelles (AT/MP), dépendent du montant de la gratification.
Il est à noter que la gratification stage est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.
CHARGES SOCIALES SUR LA GRATIFICATION STAGE
Les cotisations sociales dues pour un stagiaire dépendent du montant de l’indemnité de stage par rapport au seuil de franchise de cotisations. La franchise est égale au montant de la gratification minimale obligatoire multiplié par le nombre d’heures de stage effectuées pendant le mois.
Lorsque l’indemnité de stage est inférieure ou égale au seuil de franchise de cotisations, aucune cotisation ni contribution sociale n’est due par l’employeur. Si la gratification versée au stagiaire est supérieure à ce montant, les cotisations sont dues uniquement sur la fraction de rémunération qui le dépasse.
La partie de la rémunération supérieure à la franchise de cotisations est soumise à toutes les cotisations de Sécurité sociale, CSG, CRDS, la contribution sociale autonomie, le versement transport et la cotisation FNAL. Seules ces cotisations doivent apparaitre sur le bulletin de paye du stagiaire en cas de dépassement du seuil de franchise.
Même si elle dépasse le seuil de franchise, la gratification de stage n’est pas soumise aux cotisations d’assurance chômage, à l’AGS ou à la contribution au financement des organisations syndicales. Et cela parce que le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise. Pareil pour les cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance : les stagiaires ne sont pas reconnus par les institutions en cause.
EXEMPLE DE FICHE DE PAIE STAGIAIRE 2024
Le montant de la gratification de stage est aussi déterminant concernant l’obligation de soumettre une fiche de paie ou pas au stagiaire. Jusqu’au seuil de franchise de cotisation, la fiche de paie n’est pas obligatoire. Cependant, l’employeur doit remettre au stagiaire un document écrit qui atteste des sommes versées.
Dès que l’indemnité de stage dépasse la gratification minimale, il faut établir un bulletin de paie pour le stagiaire, afin de pouvoir le déclarer en DSN. Voici un exemple d’un tel bulletin pour le mois de janvier 2023 :
Dans cet exemple, le stagiaire a travaillé à temps complet (7 heures par jour) sur le mois de janvier 2023 (22 jours), pour un total de 154 heures. Le calcul du seuil de franchise de cotisations pour lui est donc :
27 x 15 % x 154 = 623,70 €
Cela veut dire que le montant soumis aux cotisations sociales sera calculé comme différence entre sa gratification mensuelle et ce montant exonéré, soit :
790 – 623,70 = 166,30 €
Enfin, comme il peut être observé également sur notre exemple, la gratification de stage est complétement exonérée de l’impôt sur le revenu, à condition qu’elle ne dépasse pas le SMIC annuel.
