Le nombre de sociétés proposant des services d’externalisation de la paie est croissant depuis plusieurs années. La gestion de la paie est un composant essentiel dans toutes les entreprises, mais cette gestion reste très complexe d’un point de vue fiscale et sociale, mais aussi de la diversité des contrats de travail. Il est parfois utile de faire appel à un prestataire de paie pour faciliter cette gestion. Comment choisir le bon partenaire ? La décision doit être prise sans précipitation et avec vigilance. Il faut d’abord avoir clairement cartographié le périmètre de l’activité à externaliser et être sûr de la faisabilité du projet. La décision à prendre influencera l’organisation de l’entreprise ou du cabinet pour plusieurs années.
Choisir une équipe de gestionnaires de paie de qualité
Il est essentiel de s’assurer des compétences des personnes à qui vous confiez la gestion externalisée de vos paies. Renseignez-vous sur la réputation de la société sur Internet, demandez lui des références de clients à contacter. Il est préférable de choisir une société d’externalisation de la paie qui a plus de 5 ans d’existence et qui de ce fait a prouvé la qualité de son modèle économique.
Les compétences des gestionnaires de paie sont aussi très importantes. Sont-ils capables de suivre les évolutions législatives ainsi que celles des conventions collectives ? Existe-t-il un bureau social ou un autre organe juridique pour les soutenir ?
La relation humaine est aussi importante. La personne en charge de la gestion de votre paie externalisée sera en relation étroite avec vos collaborateurs. Plus qu’une relation de sous-traitance, l’externalisation de la paie est un vrai partenariat.
Prenez en compte les bonnes connaissances de votre prestataire de paie en matière de réglementation et des lois qui régit la gestion de la paie d’un point de vue fiscale et sociale.
Si votre entreprise évolue et que votre nombre de salariés augmente, assurez-vous que votre prestataire de paie est en capacité de suivre le mouvement.
Les outils numériques pour une gestion de la paie
Pour garantir la qualité de la paie externalisée, il faut aussi demander à votre future partenaire quelle est la solution informatique choisie. Est-ce un système de paie appartenant à la société ? Est-ce celui d’un éditeur réputé ? Comment est-il hébergé ? Sur le serveur de l’entreprise ? En Saas ? En cloud ? Quelles sont les solutions en cas de dysfonctionnement ?
Assurez-vous de poser les bonnes questions afin d’éviter tout problème informatique et de bloquer la gestion de la paie au sein de votre entreprise.
Des enseignements contractuels clairs
Le contrat que vous signez avec votre prestataire doit être clair. Il doit vous proposer la liste des prestations que vous pouvez en attendre, les moyens mis en œuvre ainsi que les délais proposés pour la réalisation de la prestation. Pour plus de sécurité, assurez-vous de la réversibilité de la solution et des modalités de rupture du partenariat.
Un processus de mise en place et de suivi de gestion de la paie
N’hésitez pas à demander à votre futur prestataire en externalisation paie un planning de mise en place et les différentes étapes prévues. Il vous faudra aussi préparer les équipes en interne au changement, votre partenaire peut vous faire part de son expérience.
Il faut environ un an pour que le projet d’externalisation de la paie atteigne sa vitesse de croisière. Vérifiez comment votre partenaire paie vous accompagnera, pendant cette période.
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