Impliquez vos collaborateurs dans la cartographie des besoins de l’entreprise
Pour vous préparer au mieux à cette transformation du à la réforme de la facture électronique, il convient de réaliser un état des lieux de l’existant de façon méthodique, pour établir vos besoins dans le cadre de la mise en conformité de vos processus.
Tout d’abord, il est essentiel de définir le périmètre de son entreprise et de ses factures afin de savoir si vous êtes concernés par la réforme : Suis-je assujetti à la TVA ? Est-ce que je reçois et/ou j’émets des factures B2B domestiques, à l’international et/ou B2C ?
Ensuite, il faudra analyser les flux impactés : le volume de mes flux entrants et sortants, le nombre de fournisseurs et de clients avec qui je traite, le canal d’émission et de réception de mes factures (papier et dématérialisé), …
Parallèlement, renseignez-vous sur votre prestataire de dématérialisation. Est-il en ordre de marche pour être immatriculé par l’État en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire ? Quelles sont ses capacités à traiter les flux entrants et sortants, ainsi que les différents formats standards attendus par l’administration fiscale ?
Dans un second temps, il faut faire l’inventaire technique de votre/vos SI pour déterminer au mieux vos besoins : le nombre d’ERP utilisés, le mode de dématérialisation de vos factures (EDI, PAF,…) et le format de facture provenant de votre/vos SI (Factur-X, CII, UBL,…).
Ensuite, vient l’identification des processus à valeur ajoutée à mettre en place : Vos processus de validation et vos workflow internes sont-ils déjà dématérialisés ? Vos commandes sont-elles rapprochées automatiquement de vos réceptions et de vos factures ? Disposez-vous d’une solution de paiement pour le règlement des factures ? Mettez déjà à disposition de vos clients et fournisseurs un portail de facturation.
Faites de ce projet de transformation électronique des factures un projet interne collectif
L’implication et l’accompagnement des collaborateurs sont la clé de la réussite d’un projet de changement interne. Une fois vos besoins identifiés pour ce projet de dématérialisation, il est temps de déterminer sa mise en place au sein de votre entreprise. Un plan d’action à la conduite au changement doit être instauré et selon Kurt Lewin, 3 étapes sont à suivre : unfreeze (dégeler), change (changer) et refreeze (recongeler).
Unfreeze
Pour faire adhérer vos équipes, il est important de leur prêter une attention particulière. Il est naturel que les collaborateurs expriment des préoccupations, voire des réticences, à l’encontre d’une transformation. Il est donc essentiel de rester à leur écoute mais également de les informer en toute transparence du projet et les changements qu’il va incomber.
Change
Une fois que les collaborateurs sont informés du projet, la mise en place au changement devient possible : c’est la 2nde étape. En effet, faire d’un projet d’entreprise un projet collectif permet d’impliquer efficacement les différentes équipes concernées. Vous pourrez ainsi identifier les collaborateurs qui pourront porter ce projet de transformation et par conséquent, mettre en place une nouvelle organisation avec une équipe projet dédiée à la réforme.
Renseignez-vous pour savoir si une organisation dédiée à la gestion des factures est déjà en place (CSP Comptabilité). Impliquez vos services comptabilité fournisseurs et clients pour qu’ils se préparent à recevoir et envoyer les factures électroniques. Réfléchissez ensemble à la mise en place d’une équipe projet dédiée à la réforme. Échangez avec votre service IT sur les capacités techniques et les ressources disponibles.
Instaurez des points d’étape réguliers en interne pour inclure activement ses collègues.
Enfin, sensibilisez-les aux bénéfices du projet et à la valorisation attendue de leur travail promise par la digitalisation : moins de tâches de saisie chronophages, gain de temps et d’efficacité, focus sur leur cœur de métier, fluidification des relations entre eux.
Refreeze
Cette dernière étape consiste à ancrer durablement le projet, afin que les changements apportés lors de la 2ème étape soient normalisés dans les activités quotidiennes de l’entreprise. Cette étape peut prendre du temps, car cela demande aux collaborateurs de s’habituer aux nouvelles pratiques, mais elles finiront par devenir courantes et habituelles au sein de l’entreprise.
