Alors que les entreprises ont déjà en partie engagé la digitalisation de leurs processus, une transformation digitale plus profonde s’amorce avec les évolutions réglementaires de la facture électronique en France dans les relations B2B imposant aux entreprises de se tenir prêtes dès 2024. Contraintes réglementaires, crise économique et sanitaire, nouvelles organisations du travail, pilotage de la performance et démarche RSE, la digitalisation s’impose comme un outil majeur pour répondre aux enjeux des DAF.
Alors comment peut-elle justement répondre à l’engagement RSE des entreprises ?
Aujourd’hui toutes les entreprises sont concernées par leurs impacts sociaux, environnementaux, économiques et éthiques. D’un point de vue légal, c’est la loi PACTE (Plan d’Action pour la Croissance et la Transformation des Entreprises) qui les oblige à ces considérations dans leurs activités. Désormais prioritaire pour les directions financières, 85 %* d’entre elles estiment que la crise sanitaire a accéléré l’intégration des actions RSE dans les enjeux des stratégies d’entreprise et constatent des attentes plus fortes en termes de communication extra-financière.
Même si le reporting RSE ou extra-financier n’est obligatoire que pour les entreprises cotées en bourse, de + de 500 employés ou ayant un chiffre d’affaires de plus de 100 millions d’euros, toutes les entreprises sont concernées pour communiquer sur leur engagement auprès des parties prenantes, actionnaires, collaborateurs et clients, mais aussi en tant que fournisseur dans le cadre de la loi sur le devoir de vigilance des entreprises. En effet, il est de la responsabilité des entreprises de prévenir les risques sociaux et environnementaux que pourrait causer leur activité. L’examen des partenaires commerciaux est donc plus exigeant, notamment au moment des appels d’offres dans 79 %** des cas. Plus de 70 %** des fournisseurs disent être régulièrement sollicités par leurs clients sur des sujets RSE.
*Étude PwC « Priorités 2022 des Directions Financières »
**enquête « RSE : la parole aux fournisseurs » administrée par Bpifrance en 2019
Comment ma facturation électronique participe-t-elle aux efforts engagés par les entreprises en matière de développement durable ?
Je supprime le papier : je fais le premier pas dans ma démarche RSE
La suppression du papier est la première étape vers la dématérialisation et s’intègre plus que jamais dans la politique RSE des entreprises.
Selon l’ADEME, un salarié français consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an.
1 kg de papier consomme 2 kg de bois et jusqu’à 60 litres d’eau. Produire une feuille de papier A4 consomme en moyenne 5 litres d’eau.
Une telle consommation de papier a un impact majeur sur l’environnement et engendre des dépenses significatives. Par ailleurs, le papier présente de nombreux inconvénients comme nous avons pu le constater lors du confinement de la crise du Covid-19 où il était compliqué de partager et communiquer des informations. Onéreux, les processus papier sont difficiles à intégrer aux workflows et engendrent des risques de sécurité.
Toujours selon l’ADEME, une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque semaine entre 10000 et 25000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.
La suppression du papier entraine logiquement un gain de temps de travail pour vos collaborateurs. Votre équipe est plus réactive, et se concentre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée en passant moins de temps au photocopieur. Toutes les tâches chronophages et les coûts liés à la gestion du papier disparaissent : approvisionnement en fournitures, mise sous pli, affranchissement, déplacement lié au circuit du document, stockage, …
Selon le PNUE, il y a en moyenne 70 kg de papier économisé par an et par entreprise avec la dématérialisation sachant qu’en temps normal, seul 25 % du papier est recyclé.
Sans papier, vous renforcez la sécurité et la traçabilité de l’information, améliorez l’efficacité dans la gestion de vos documents, économisez de l’argent, gagnez de l’espace sur votre lieu de travail, mettez en place sereinement votre organisation de télétravail et réduisez votre impact environnemental !
Je (re) centre l’expertise de mon équipe sur des tâches à forte valeur ajoutée
La dématérialisation permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. D’après France Stratégie, la RSE procure un gain de performance de l’ordre de 13 % par rapport aux entreprises qui ne le font pas, en particulier quand elle relève de l’ordre de l’initiative volontaire.
Le traitement des factures implique de nombreuses tâches répétitives liées au flux papier associé (impression, mis sous pli, envoi, classement, validation, mise en paiement, relances, gestions des litiges, archivage etc.).
La dématérialisation des factures permet d’automatiser tous ces process et génère ainsi un gain de temps notable qui sera reporté sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Gage d’efficacité, elle permet ainsi d’accroître la productivité, en permettant à vos collaborateurs de se recentrer sur leur cœur de métier, en délaissant peu à peu les tâches répétitives chronophages. Vos équipes sont plus efficaces et les collaborateurs sont valorisés.
La dématérialisation fluidifie toute la chaîne de facturation : circulation des documents, circuit d’approbation, validation, mise en paiement, archivage et traçabilité des données. Autant de process qui vont faciliter le travail entre les collaborateurs au sein d’une même entreprise, répondre aux enjeux d’organisation de travail des équipes qui en ont la charge et contribuer à l’accélération de leur traitement.
La circulation des informations est, elle aussi, fluidifiée. Digitaliser ses processus permet de simplifier et fiabiliser les transmissions de flux, et ainsi d’augmenter la coopération et l’échange d’informations entre les équipes, départements et collaborateurs de l’entreprise. Tous vos documents sont visibles et disponibles en temps réel pour l’ensemble de vos utilisateurs via un outil collaboratif simple et sécurisé.
Pour faire simple, la digitalisation permet des échanges simplifiés entre les différentes parties prenantes, pour une efficacité collective renforcée !
J’améliore les relations dans mon écosystème clients / fournisseurs
Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises négligent leurs relations avec leurs fournisseurs. Un manque d’attention encore trop sous-estimé. Non seulement les retards de paiement détériorent les rapports entre les parties, mais ils peuvent, à terme, conduire à la faillite : les « factures en retard » seraient à l’origine de 25 % de faillites d’entreprises, selon Patrick Pelouzet, médiateur national des relations interentreprises.
En 2021, le respect des délais de paiement est une partie intégrante de la RSE d’une entreprise, intronisée par plusieurs articles de lois :
- L’article L225-102-4 de la Loi Sapin II, qui préconise un plan de vigilance consistant à vérifier que tous les sous-traitants et fournisseurs, respectent « les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l’environnement ».
- La Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008 qui encadre les principes d’amélioration des délais de paiement, avec notamment un délai de règlement maximum unique entre entreprises qui est de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.
L’automatisation et l’intégration des factures dématérialisées dans vos outils métiers permettent de limiter les risques liés aux erreurs de saisie et à la fraude, et de bénéficier d’une meilleure sécurité pour une satisfaction client optimale. Un réseau de dématérialisation profite à l’ensemble des partenaires, clients et fournisseurs, les uns avec les autres et non les uns indépendamment des autres, car la digitalisation permet de s’appuyer sur des outils collaboratifs pour faciliter la relation clients/fournisseurs.
C’est le moment de choisir une solution pour vous accompagner dans la mise en conformité de la dématérialisation de vos factures.
SY, c’est une solution digitale avec une approche ZERO papier qui connecte 2 millions d’entreprises.
Le réseau SY permet aux entreprises de dématérialiser et d’automatiser leurs échanges commerciaux : de la signature de contrat au paiement, en passant par le devis, la digitalisation des factures, la gestion des litiges en terminant par le Reporting.
Gain de productivité, économies de papier et de frais de port, le ROI est immédiat.
