Dans le cadre de la réforme, les factures au format PDF ne seront plus acceptées. Seuls les formats structurés ou mixtes sont acceptés.
Les normes acceptées par le portail de facturation publique (PPF) consistent en trois formats de facturation électronique basés sur des normes sémantiques et syntaxiques selon la norme européenne EN 16931. Un format mixte Factur-X et deux formats XML structurés UBL 2.1 et CII.
Formats structurés et formats mixtes ? Qu’est-ce que c’est ? Et quelle différence ?
Formats structurés
Il s’agit d’encoder le contenu de la facture en respectant une sémantique et une structure de message. Chaque élément d’un texte encodé à l’aide d’un langage se voit attribuer des balises qui le délimitent et l’identifient.
Formats mixtes
Format structuré auquel on associe une image de la facture au format PDF. Ils se constituent donc d’un format de code informatique accompagné d’un visuel de la facture. Exemple : Factur-X (image de la facture au format PDF avec un fichier structuré de données au format XML)
Et un XML c’est quoi ?
Extensible Markup Language, généralement appelé XML en français, est un langage informatique de balisage générique. Sa syntaxe est dite « extensible ». Elle est reconnaissable par son usage des chevrons (< >) encadrant les noms des balises. L’objectif initial de XML est de faciliter l’échange automatisé de contenus complexes entre systèmes d’informations hétérogènes (interopérabilité).
Factur-X
Factur-X est un format basé sur une norme franco-allemande de facture électronique hybride, reposant sur la norme sémantique Européen EN 16931. C’est un standard de facture électronique mixte lisible sous format PDF, contenant toutes les informations utiles à son traitement. Factur-X répond à un besoin de lisibilité pour tous les différents intervenants du processus habitués à visualiser les factures.
UBL et CII
Il s’agit de 2 formats standards lancés pour faciliter le traitement des factures. Un fichier UBL ou CII est une facture sous la forme d’un fichier XML comprenant toutes les informations figurant dans une facture PDF classique, mais dans un format structuré et fixe. Les outils qui les supportent peuvent importer ces documents et charger ainsi automatiquement toutes les informations de facturation, comme le montant, la date et la TVA.
Pour se raccorder au PPF, il faut être en capacité de :
- Créer et émettre toutes vos factures dans les seuls formats pivots – CII, UBL ou Factur-X
- Récupérer et traiter des factures fournisseurs dans ces mêmes formats
- Déposer les statuts obligatoires sur le PPF, ou par API
Le saviez-vous ?
Les entreprises ayant déjà mis en place des solutions de facture électronique, utilisant des formats différents de ceux prévu par le socle minimal, comme l’EDIFACT par exemple, pourront choisir de se connecter à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
Vers la fin des factures papier et PDF ? Oui… mais pas avant le 31 décembre 2027, date à laquelle l’ensemble des factures échangées entre assujettis à la TVA basculeront totalement dans la réforme. D’ici là les formats papier et électroniques cohabiteront encore.
