Avez-vous en tête les obligations à respecter ?
Dans le cadre de la réforme, la facture au format PDF ne sera plus acceptée. Seuls les formats structurés ou mixtes seront admis. Le socle est composé de 3 formats de factures électroniques reposant sur des standards sémantiques et syntaxiques respectant la norme européenne EN 16931 :
- 1 format mixte dit Factur-X
- structurés XML : UBL 2.1 et CII
A compter de 2026, toutes les entreprises concernées par la facture électronique devront être en capacité de recevoir de telles factures de leurs fournisseurs et prestataires. Elles devront aussi pouvoir les intégrer dans leur système de comptabilité.
Puis, en fonction de la taille de l’entreprise, et selon le calendrier progressif, elles devront être en mesure d’émettre des factures électroniques et de les transmettre automatiquement à leurs clients, au plus tard en 2027.
En outre, pour être conformes, les factures électroniques vont devoir faire apparaître quatre nouvelles mentions obligatoires :
- Le SIREN du client
- La catégorie des opérations
- L’option de paiement de la TVA sur les débits
- L’adresse de livraison des biens
En cas de non-respect des obligations liées à la facture électronique, l’entreprise encourt une amende de 15 euros par facture non émise au format réglementaire dans la limite de 15 000 euros par an.
Êtes-vous capable de générer les données attendues par l’administration fiscale des factures digitaliser ?
Vous travaillez déjà avec un prestataire de dématérialisation factures, pourra-t-il rester ?
Plus de 150. Tel était le nombre de prestataires initialement candidats au statut de PDP auprès de la Direction générale des finances publiques (DGFIP). Plus d’un sur deux a déjà jeté l’éponge et, au terme du processus d’agrément, bien moins d’une centaine d’entreprises devraient obtenir le label de l’État.
- Recevoir et traiter / générer et envoyer les formats standards du socle
- Être à jour de ses obligations fiscales
- Respecter les dispositions de l’article 32 du RGPD sur la protection des données à caractère personnel
- S’engager à respecter les règles du schéma Y
- Être interopérable avec le concentrateur de données (ex PPF) et au moins une PDP
- Sécuriser l’accès à la plateforme avec un niveau de garantie substantiel
- Traiter les factures en émission comme en réception
- Être certifiée norme ISO 27001 sur le SI gérant l’e-invoicing et l’e-reporting
- Être qualifiée SecNumCloud sur sa prestation d’hébergement
- Présenter une documentation détaillée par rapport au respect des dispositions de la réforme.
Au-delà de ces obligations, la fiabilité et l’historique de la PDP choisie ne seront pas négligeables dans votre choix : depuis quand intervient-elle sur le marché de la facture électronique ? Combien traite-t-elle de factures numériques par an, avec quels niveaux de services et de qualité, et pour combien de clients ? Avec combien d’acteurs est-elle déjà interopérable ? Combien de pays sont couverts par sa compliance map ?
La PDP choisie devra donc être exhaustive et irréprochable sur le processus légal, tout en pouvant répondre à cette diversité de prestations annexes.
Comment se mettre en ordre de marche ?
Aujourd’hui, notre solution SY business est déjà immatriculée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Nos équipes vous accompagnent pour anticiper cette réforme, en vous donnant le temps d’ajuster vos processus actuels à votre organisation et en vous offrant la possibilité de réfléchir sur l’optimisation de ceux-ci afin d’en tirer les avantages dès maintenant.