Dans un secteur aussi critique que la santé, l’optimisation des flux logistiques et la traçabilité des dispositifs médicaux sont des enjeux stratégiques.
Les technologies numériques, et en particulier les solutions basées sur la RFID (Radio Frequency Identification), l’IoT (Internet of Things) et l’EDI (Échange de Données Informatisé), redéfinissent aujourd’hui les standards de gestion des inventaires et des stocks dans les établissements de santé.
Un secteur sous pression
Les établissements de santé font face à des défis constants :
- Pression budgétaire : Réduction des coûts tout en maintenant la qualité des soins.
- Complexité logistique : Gestion de milliers de dispositifs médicaux (DMI, DMS) en flux tendu.
- Exigence de traçabilité : Respect des normes de sécurité et des réglementations en matière de santé publique.
Dans ce contexte, l’adoption de technologies innovantes est devenue indispensable pour garantir à la fois l’efficacité opérationnelle et la sécurité des patients.
RFID : une révolution pour la gestion des inventaires et des stocks médicaux
La technologie RFID permet d’identifier et de suivre des objets en temps réel grâce à des tags électroniques. Contrairement aux codes-barres traditionnels, les tags RFID peuvent être lus à distance, en temps réel, et en masse (sans nécessiter une lecture unitaire dispositif médical par dispositif médical, comme avec les codes-barres), offrant une meilleure visibilité sur les stocks.
On distingue deux types de tags RFID : passifs et actifs. Les tags RFID actifs, équipés d’une batterie interne, sont généralement plus coûteux. Pour la gestion des stocks, on privilégie les tags RFID passifs, qui offrent une solution plus économique.
Les deux types de tags RFID présentent de nombreux avantages :
- Inventaire automatisé : Grâce à la RFID, les inventaires des dispositifs médicaux peuvent être effectués en temps réel, offrant une visibilité continue sur les niveaux de stock. Cela élimine la pratique traditionnelle des inventaires ponctuels, réalisés une ou deux fois par an.
- Réduction des erreurs humaines : Les erreurs liées à la lecture optique, à l’interprétation des codes-barres ou Datamatrix, et aux saisies manuelles disparaissent. Déclinés en diverses formes (taille, couleur, matière), les tags RFID permettent une détection sans contact. L’onde qu’ils émettent facilite la lecture sur le terrain : l’information vient à vous, au lieu que vous alliez la chercher, contrairement aux systèmes de lecture optique.
- Productivité : La RFID permet un gain de temps significatif et améliore la productivité lors des contrôles d’inventaire.
- Optimisation des stocks : La visibilité en temps réel offerte par la RFID réduit de 30 à 50 % les coûts liés au surstockage et aide à prévenir les ruptures critiques.
IoT : connecter les équipements pour une traçabilité accrue
L’IoT complète la RFID en connectant les équipements médicaux, tels que les armoires dotées de lecteurs RFID intégrés, à une infrastructure numérique. Les armoires connectées, équipées de capteurs IoT, permettent une gestion intelligente des dispositifs stockés :
- Notifications automatiques en cas de seuil critique de stock.
- Traçabilité renforcée grâce à des relevés en temps réel des entrées et sorties de matériel.
- Amélioration de la sécurité : Les dispositifs critiques, tels que les dispositifs médicaux implantables, sont suivis avec une précision accrue, garantissant leur conformité et leur disponibilité.
L’EDI : un standard indispensable pour l’interopérabilité
L’EDI (Échange de Données Informatisé) permet une communication fluide et standardisée entre les différents acteurs de la chaîne d’approvisionnement. Pour les établissements de santé, l’intégration des informations RFID dans les messages EDI est une avancée majeure.
Le tag RFID passif peut contenir un identifiant composé d’une vingtaine de chiffres décimaux. Cependant, il ne permet pas de transmettre des informations spécifiques sur le dispositif médical, telles que le numéro de lot, le numéro de série ou la date de péremption.
Les bénéfices de lier EDI et RFID sont multiples :
- Réduction des erreurs et gain de productivité : Le message EDI de l’avis d’expédition intègre le numéro de tag RFID du fabricant ainsi que les données du dispositif médical (IUD, numéro de lot/série, date de péremption). Cela évite à la pharmacie hospitalière (PUI) de devoir associer manuellement le tag RFID au dispositif médical en scannant le code-barres ou le datamatrix lors de son entrée en stock.
- Automatisation des processus de commande et de réception des dispositifs médicaux.
- Fiabilisation des données échangées entre les fournisseurs et les établissements, réduisant les litiges et les erreurs.
- Interopérabilité accrue entre les fabricants, distributeurs, et établissements de santé, garantissant une gestion fluide des flux logistiques.
- Inventaire automatisé : Grâce à la RFID, les inventaires des dispositifs médicaux peuvent être effectués en temps réel, offrant une visibilité continue sur les niveaux de stock. Cela élimine la pratique traditionnelle des inventaires ponctuels, réalisés une ou deux fois par an.
- Réduction des erreurs humaines : Les erreurs liées à la lecture optique, à l’interprétation des codes-barres ou Datamatrix, et aux saisies manuelles disparaissent. Déclinés en diverses formes (taille, couleur, matière), les tags RFID permettent une détection sans contact. L’onde qu’ils émettent facilite la lecture sur le terrain : l’information vient à vous, au lieu que vous alliez la chercher, contrairement aux systèmes de lecture optique.
- Productivité : La RFID permet un gain de temps significatif et améliore la productivité lors des contrôles d’inventaire.
- Optimisation des stocks : La visibilité en temps réel offerte par la RFID réduit de 30 à 50 % les coûts liés au surstockage et aide à prévenir les ruptures critiques.
Impact global : un gain de temps et une amélioration de la qualité des soins
La combinaison des technologies RFID, IoT et EDI permet non seulement d’optimiser la gestion logistique, mais aussi de libérer du temps précieux pour le personnel soignant. En réduisant les tâches administratives liées à la gestion des stocks, les soignants peuvent se concentrer davantage sur la prise en charge des patients.
Les gains de temps sont significatifs :
- Pas de temps passé à appairer le DM avec le N° de tag RFID lors de l’entrée en stock à la PUI
- Inventaires 10 fois plus rapides qu’avec les méthodes traditionnelles.
- Réduction des tâches répétitives et des saisies manuelles, diminuant la charge mentale des soignants.
Un exemple concret : le partenariat entre Cegedim Business Services et Promedeo
Un exemple de cette transformation technologique est le partenariat stratégique récemment annoncé entre Cegedim Business Services et Promedeo. Ensemble, ces deux acteurs intègrent la technologie RFID dans la solution Hospitalis, combinée à l’IoT et à l’EDI, pour offrir une solution innovante aux établissements de santé.
Cette collaboration vise à :
- Automatiser la gestion et la traçabilité des dispositifs médicaux grâce à des lecteurs de masse RFID et des armoires connectées.
- Permettre une interopérabilité totale entre les fabricants, les hôpitaux, et les fournisseurs de solutions logistiques.
- Réduire les coûts liés au surstockage (DMS, DMI) tout en garantissant une disponibilité constante des dispositifs critiques.
Grâce à cette solution, Cegedim Business Services devient le premier éditeur capable d’assurer une traçabilité continue des dispositifs médicaux, depuis la réception en pharmacie jusqu’à leur utilisation auprès des patients, renforçant ainsi la sécurité et l’efficacité des soins.
L’intégration des technologies RFID, IoT et EDI marque une étape clé dans la transformation numérique des établissements de santé. Ces innovations offrent des solutions concrètes aux défis opérationnels auxquels sont confrontés les hôpitaux, améliorant la gestion logistique, la sécurité des patients, et la qualité des soins.
Le partenariat entre Cegedim Business Services et Promedeo illustre parfaitement cette dynamique, positionnant ces acteurs comme des leaders de l’innovation au service de la santé.
