Les beaux jours sont là mais les salariés embauchés en cours d’année n’ont pas tous accumulé le nombre de jours souhaités pour leurs vacances d’été. Il seront donc tentés de vous demander une prise de congés payés dits « anticipés ». Comment ces congés payés anticipés sont pris en compte en paye ?
PRISE DE CONGÉS PAYÉS ACQUIS ET NON ACQUIS
Avant toute chose, il faut distinguer deux situations :
1) Les congés payés acquis
Ce sont les jours qui ont été cumulés depuis la fin de la période de référence précédente (généralement fixée du 1er juin au 31 mai), grâce à l’exécution du travail. Avec la loi Travail du 8 août 2016, depuis le 1er janvier 2017, il est possible pour le salarié de prendre ses congés dès l’acquisition, sans devoir attendre l’ouverture de la période de prise des congés pratiquée dans l’entreprise (le plus souvent au 1er mai). Un changement bénéfique pour les nouvelles recrues, pouvant bénéficier de leurs congés dès leur embauche.
Obtenir l’accord de l’employeur sur ces congés reste cependant nécessaire. Ce-dernier peut refuser la demande du salarié si la justification relève de l’activité de l’entreprise ou l’ordre des départs en congé fixés dans l’entreprise. En revanche, l’employeur ne peut prendre comme motif l’anticipation pour refuser le départ en congés d’un salarié.
A l’inverse, l’employeur ne peut pas imposer au salarié de prendre des congés payés anticipés. Dans une telle situation, il est nécessaire de recueillir l’accord écrit du salarié, qui peut également demander le paiement d’une indemnité.
2) Les congés payés non encore acquis
Ce sont des jours pris avant de les avoir cumulés grâce à l’exécution du travail. Le salarié doit faire une demande de congés anticipés à son employeur, qui sera libre de l’accepter ou de la refuser. En pratique, ce sont des congés par anticipation à négocier avec l’employeur, comme avant la loi Travail.
Le jours de congés pris par anticipation seront de toute façon déduits du nombre total de jours de congés acquis pendant la période de référence.
INDEMNISATION DES CONGÉS PAYES ANTICIPÉS
L’indemnisation des jours de congés payés non encore acquis est calculée de la même manière que les congés acquis pris en dehors de la période de référence. Les jours de congés payés anticipés donnent droit à une indemnisation, au même titre que lors d’un congé payé « classique ».
La loi prévoit que l’indemnisation des congés payés représente un dixième de la rémunération totale brute perçue au cours de la période de référence pour 25 jours ouvrés.
Le calcul de l’indemnisation des congés payés pris par anticipation est donc le résultat de la comparaison entre le maintien de salaire et le 10ème. De manière générale, les employeurs préfèrent faire un maintien de salaire suivit d’une régularisation en fin de période de référence, sur les bulletins de salaires du mois de mai.
Il est fortement conseillé à l’employeur accordant la prise de congés par anticipation de le préciser par écrit afin d’éviter toute confusion. Ayant l’obligation d’accorder des congés annuels, il peut être amené à apporter la preuve de cette prise de congés à l’inspection du travail ou au conseil des prud’hommes. Sans preuve, il pourra être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié.
