La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est déjà obligatoire pour toutes les entreprises depuis plus d’un an. Certaines situations étant encore difficiles à gérer en DSN, cette évolution majeure du système déclaratif continue même aujourd’hui à susciter beaucoup d’interrogations. Voici quelques questions-réponses parmi les plus courantes de la part des employeurs. N’hésitez pas à en poser d’autres ou à réagir en commentaires de cet article !
1) Changement de tiers-déclarant en DSN : quels précautions à prendre ?
Si un employeur décide de changer de tiers-déclarant (par exemple, si elle décide de changer de prestataire de paye), les tiers-déclarants concernés doivent faciliter la transition et ne pas compromettre la continuité déclarative et l’ouverture ultérieure des droits des salariés. Cette situation peut donc impliquer pour les différentes parties un partage d’informations et des actions de coordination, afin de respecter les principes DSN.
Un des points de vigilance les plus importants serait la communication claire de la date à partir de laquelle l’ancien tiers-déclarant passe le relais au nouveau tiers-déclarant. Des risques de pénalités importantes peuvent ainsi être évités (ex. : en cas de déclaration manquante pour un mois de paie ou de DSN émise à tort par l’ancien tiers-déclarant, bloquant ainsi l’intervention du nouveau).
En cas de changement de logiciel de paye, le nouveau tiers-déclarant doit veiller à ne pas modifier les données clés des contrats en DSN (SIRET, NIR, date de début du contrat etc.). Ce dernier devra être tout particulièrement attentif au bilan des contrôles inter-déclarations (CID) affiché le premier mois d’envoi d’une déclaration pour un nouveau SIRET déclaré. Le but sera de repérer les éventuels écarts à corriger. A défaut, en cas d’écart, la continuité des informations transmises via la déclaration sociale nominative sera compromise, tout comme l’ouverture des droits à prestation chômage ou maladie des salariés.
2) Qu’est-ce que le DSN-FPOC ?
Le DSN-FPOC (DSN – Fiches de Paramétrage Organismes Complémentaires) est un outil de contrôle des données des organismes complémentaires. Il a pour objectif de contrôler les données DSN spécifiques de ces organismes, liées aux contrats de prévoyance, complémentaire santé ou retraite supplémentaire souscrits par les entreprises déclarées.
Il contrôle notamment des données DSN OC au regard de la ou des fiches de paramétrage OC mises à disposition des déclarants et des tiers-déclarants par les organismes, ainsi qu’au regard de la ou des versions de norme NEODES en vigueur, telles que documentées dans les cahiers techniques correspondants.
3) Combien de temps doivent les informations DSN (CRE) être conservées ?
Les données relatives aux DSN mensuelles doivent être conservées mois après mois par les différents organismes, pendant une durée de 5 ans. Cela permet, dès lors qu’un évènement le justifie, la transmission des historiques de salaires nécessaires aux organismes concernés dont les déclarations ou formalités sont substitués.
Quant au déclarant, il doit conserver les DSN mensuelles, événements signalés, les accusés de réception et les bilans de conformité pendant toute la durée d’ouverture des voies de recours prévues pour les déclarations remplacées par la déclaration sociale nominative.
Enfin, pour pallier d’éventuels dysfonctionnements techniques, les données de celle-ci font l’objet d’une conservation technique par Net-Entreprises pendant une période de 3 mois.
4) Société sans salariés : déclaration toujours à envoyer ?
Tant que le compte DSN de l’entreprise n’est pas clôturé, une déclaration de ce type doit en effet impérativement être produite tous les mois. Ainsi, lorsque l’entreprise utilise la nouvelle déclaration mais elle n’a plus de salariés au cours du mois, celle-ci est censée de transmettre une « DSN néant ». Et cela pour chaque mois dans cette situation.
En revanche, dans le cas d’une absence structurelle de salariés, l’employeur a la possibilité de sortir du système DSN (fermer son compte). Ce qui lui évitera l’envoi de DSN néant.
5) Transmission tardive : pendant combien de temps peut-on envoyer une déclaration sur une période antérieure ?
Une DSN mensuelle peut être envoyée en retard, sous risque de pénalités, bien entendu. Mais pendant combien de temps peur être acceptée une déclaration mensuelle sur une période antérieure ? Initialement, la base de connaissances DSN avait indiqué que le dispositif n’accepte plus de déclaration en retard si la date d’échéance est passée depuis plus de 3 mois. Actuellement, il est possible d’accepter des DSN en reprise d’historique au-delà de ce délai jusqu’à 11 mois.
6) Quelle procédure à suivre pour les fins de contrat ?
Toutes les informations relatives à une fin de contrat doivent être reportées dans la DSN mensuelle consécutive ou dans la déclaration mensuelle du mois suivant, si l’événement est intervenu après la clôture de la paie. Les traitements mis en place à partir de la déclaration sociale nominative permettent à Pôle emploi d’indemniser les demandeurs d’emploi en cas de signalement par l’employeur de la fin d’un contrat de travail.
La totalité du contrat de travail ou les 12 DSN mensuelles précédant la rupture du contrat (pour les contrats supérieurs à 12 mois) doivent être effectuées pour le salarié concerné, ainsi que le signalement « fin de contrat de travail » pour récupérer l’Attestation Employeur (ou AE) fournie par Pôle Emploi. Ensuite, l’employeur doit la remettre datée et signée au salarié dont le contrat prend fin.
En cas de fin de contrat de travail infra-mensuel (contrat inférieur à un mois) entre deux échéances, la transmission uniquement d’un signalement « fin de contrat » ne suffit pas pour la reconstitution de l’AE. Le déclarant doit donc envoyer une DSN mensuelle partielle par anticipation afin de prendre en compte le contrat dans le système DSN, puis envoyer le signalement « fin de contrat » qui donner lieu dans ce cas à la reconstitution de la déclarations.
Bon à savoir : pour les fins de CDD d’usage infra DSN mensuelle, une modalité déclarative dérogatoire a été mise en place en 2018. Celle-ci permet de déclarer la fin du contrat d’usage en DSN via le dépôt de la DSN mensuelle, et sans avoir à déclarer de signalement de fin de contrat dans les 5 jours suivants la survenance de l’événement. Elle ne pourra être mise en œuvre qu’avec l’accord du salarié et uniquement si l’intégralité du contrat est déclarée dans une unique DSN mensuelle.
7) Quel délai à respecter pour déclarer une DSN arrêt de travail ?
Si l’employeur ne fait pas la subrogation, le délai pour déclarer une DSN arrêt de travail est de 5 jours ouvrés à partir de la date de connaissance de l’événement. Si l’arrêt est subrogé, le signalement d’événement arrêt de travail doit être fait dans le délai de la déclaration mensuelle.
Bon à savoir : la reconstitution des la DSIJ (attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières) est possible uniquement dès lors que les historiques de dépôt de DSN mensuelles sont présents dans le dispositif; l’antériorité nécessaire en DSN mensuelle est de 3 mois pour la maladie et de 12 mois pour les accidents du travail et les maladies professionnelles.
8) Que faire en cas d’absence de numéro sécurité sociale ?
Lorsque l’employeur n’a pas le NIR d’un salarié, il convient dans le cadre de la déclaration unifiée de ne rien mettre dans sa fiche employé dans le logiciel de paye (laisser la case vide). Lors de la génération de la DSN, le logiciel alimentera automatiquement un Numéro Technique Temporaire (NTT) dans la déclaration pour ce salarié, qui sera valable 3 mois.
Passé ce délai, il faudra renseigner le bon numéro de sécurité sociale. Les numéros provisoires ne sont pas acceptés en DSN.
9) DSN et RGPD : que faire pour assurer la sécurité des données transmises ?
La Déclaration Sociale Nominative contient beaucoup de données personnelles des salarié. Celles-ci sont directement transmises, selon le principe du Machine To Machine directement depuis le logiciel de paye vers l’espace sécurisé de Net-Entreprises. Elles sont alors stockées par la CNAV. Ce processus doit être entièrement sécurisé, garantissant la confidentialité des données gérées et transmises.
Avec l’arrivée du Règlement Général sur la Protection des Donnée (RGPD), comme pour tout type manipulation des données personnelles, les employeurs doivent prévoir des mesures de sécurité adaptées afin d’assurer l’intégrité des données des déclarations. Ils doivent notamment vérifier s’il faut effectuer une analyse d’impact (PIA), inclure les fichiers DSN dans le registre des activités de traitement tenu par la société et informer les salariés des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées.
10) DSN et PAS : comment ça va se passer exactement ?
Le prélèvement à la source, le nouveau mode de recouvrement de l’impôt sur les revenus à partir de l’année prochaine, sera entièrement porté par la DSN. Suite aux périodes de déclaration de revenu, l’administration fiscale transmettra à l’automne 2018, via le flux retour de la DSN, le taux de prélèvement individuel applicable, qui sera intégré dans le logiciel de paye. Des données spécifiques au PAS seront ajoutées à la DSN pour le rendre possible
D’autres adaptations continueront sûrement à être opérées. Pensez à consulter très souvent les actualités liées à la DSN et profitez de cet espace pour échanger avec les autres experts. Trouvons ensemble les réponses à toutes les questions !
