Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, l’administration fiscale mettra a disposition des entreprise un Portail Public de Facturation (PPF).
Les services offerts par le PPF se limitent au stricte minimum et conviendra à certains types d’entreprises. Il s’adressera plutôt à des entreprises de petite taille avec une facturation simple. Plusieurs acteurs privés proposeront leur plateforme de facturation partenaire (PDP). Comment faire le bon choix ?
Choisir une PDP ou se contenter du PPF
Avant de choisir la solution qui vous sera la plus adéquate, il convient tout d’abord de bien définir votre besoin. Souhaitez-vous uniquement vous mettre en conformité ou bien en profiter pour aller plus loin dans l’optimisation de vos processus et de vos besoins métiers ? Ensuite, il faudra cartographier vos flux existants entrants et sortants et bien définir le périmètre sur lequel le projet s’étend. Vous devrez avoir une bonne connaissance de votre environnement existant et cible.
Pour automatiser au maximum le traitement de vos factures, si vos flux vont au-delà du périmètre e-invoicing (B2B domestique), vous devrez vous appuyer sur une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). En effet, le PPF ne pourra ni recevoir ni émettre des factures B2B internationales ou B2C. Par ailleurs l’automatisation passera par la digitalisation des processus comptables.
Seule la PDP vous aidera à gérer vos ventes et vos achats, créer vos factures et traiter vos factures reçues, suivre vos règlements, encaisser vos paiements. Également, elle seule pourra créer vos statuts de cycle de vie de facture pour plus d’efficacité dans le parcours de vos factures.
La solution SY by Cegedim PDP, vous permet en amont ou en aval de la dématérialisation de vos factures entrantes et sortantes, la digitalisation de l’ensemble de vos processus métiers de la signature du contrat jusqu’au traitement et paiement de la facture.
Le PPF offre un moyen gratuit aux fournisseurs et acheteurs de traiter leurs flux de factures sur un socle de services minimum, avec pour seules fonctionnalités celles axées sur les obligations posées par la réforme.
La PDP va proposer une offre de services fonctionnels métiers beaucoup plus large et globale sur tout le processus de facturation, et au-delà, sur les processus vente et achat, qui va vous garantir un gain de temps pour vos équipes, et beaucoup plus de fluidité dans vos relations clients et fournisseurs.
Services d’une plateforme de dématérialisation partenaire vs Services du portail public de facturation
Une PDP offre de nombreux services additionnels pour les entreprises par rapport au PPF :
- La prise en charge de flux de factures divers
Parmi les nombreux services à valeur ajoutée, il faut noter que seule la PDP vous permettra de maintenir vos flux existants. En effet, contrairement au PPF, seule une PDP est capable de transmettre et de recevoir des factures vers ou depuis l’étranger, en appliquant les réglementations fiscales internationales. L’envoi de factures vers des clients B2C et non assujettis est également possible.
- La gestion de formats de factures multiples
Tandis que le PPF se limitera aux trois formats « socles » de la réforme (Factur-X, UBL et CII), une Plateforme de Dématérialisation Partenaire pourra supporter n’importe quel format en entrée ou en sortie.
- La possibilité d’effectuer des contrôles spécifiques et la gestion des données métiers
Au-delà des données réglementaires obligatoires, la PDP seule vous garantira le contrôle et l’enrichissement de vos données métiers. Vous pourrez aussi compter sur votre PDP SY by Cegedim pour s’intégrer avec vos processus de facturation et votre traitement comptable (rapprochement, génération des statuts fonctionnels,…). Vous pourrez ainsi profiter de la réforme pour digitaliser et optimiser l’ensemble de vos processus.
- Un archivage conforme et sécurisé
Une PDP pourra proposer d’archiver légalement les factures pour une durée de 10 ans, tandis que le PPF assure leur conservation pendant 10 ans sans garantie de service. Une PDP facilite également la démonstration de la valeur probante de l’archivage, tout en facilitant la piste d’audit fiable. Idéal pour garantir la conformité et l’intégrité de la facturation électronique de l’entreprise.
PDP, des services à forte valeur ajoutée, au-delà des obligations légales
Notre solution SY by Cegedim permet la gestion de tout le processus Contract to Pay, de la signature du contrat au paiement de la facture, le suivi du traitement des factures à chaque étape, la gestion des litiges ou encore la réconciliation automatique des factures avec les paiements. Vous profiterez de services en plus pour simplifier votre facturation, réduire vos coûts, accélérer vos paiements, sécuriser vos échanges, vous mettre en conformité et vous accompagner au changement. Autant de missions auxquelles la solution SY by Cegedim répond déjà pour vous permettre une mise en conformité sans effort.
A l’inverse, si vous décidez de ne pas vous équiper d’une solution PDP, assurez-vous de la maturité de vos processus dans la gestion de vos factures, et sur votre capacité technique et humaine à fournir les formats et mode de dématérialisation fiscale attendus par l’administration fiscale.
La plateforme de dématérialisation partenaire, tiers de confiance de l’Etat
En tant que tiers de confiance de l’Etat, une PDP garantira la protection des données d’une part sur le service de dématérialisation fiscale avec la certification ISO 27001 et d’autre part sur l’infrastructure d’hébergement avec la qualification SecNumCloud. Double niveau d’exigence de sécurité auquel la PDP SY by Cegedim répond déjà en plus de détenir ses propres datacenters en France et d’être certifiée HDS. Par ailleurs, seule une PDP, pourra garantir un archivage à valeur probante pour garantir l’original fiscal en cas de litige.
L’expertise et le réseau du partenaire devront guider votre choix. En choisissant la PDP SY by Cegedim, c’est la force du groupe Cegedim sur laquelle vous vous appuyez, expert depuis plus de 30 ans sur les métiers de la digitalisation des processus B2B. C’est aussi la force du réseau historique déjà en place, dont vous profiterez. SY by Cegedim, c’est déjà 2 000 000 d’entreprises connectées à la solution, et un maillage de 150 000 entreprises qui interopèrent déjà entre elles, dont les modalités d’échange sont déjà compatibles avec la réforme et préservent les relations avec votre écosystème. Par ailleurs notre programme d’affiliation nous permet de déployer vos partenaires clés de la PME à la multinationale.
La robustesse et la pérennité de la solution tiendront aussi de sa capacité à se mettre en conformité. SY by Cegedim c’est une expertise compliance en France et à l’international. Membre actif de la FNFE et parties prenantes aux groupes de travail de la DGFIP Loi de Finances, nous sommes aussi fondateurs et membre au board de l’EESPA avec + de 50 contrats d’interopérabilité et une compliance map de 67 pays.
Et enfin, intéressez-vous à la technologie de la solution, et notamment à sa scalabilité et son agilité.
Il sera toujours possible pour les factures étrangères de les déposer en format PDF non structuré et donc d’utiliser l’OCR sur les mois et années à venir.
Facturation B2B
Pour les factures B2B domestiques, les entreprises auront la possibilité de déposer les factures au format PDF non structuré sur leur plateforme pendant une période transitoire qui se terminera au 31 décembre 2027. Grâce à son service d’océrisation, la PDP SY by Cegedim vous accompagnera sur l’extraction les données d’en-tête et de pied-de-page pour pouvoir transmettre aux destinataires et à l’administration fiscale les données attendues dans un format structuré ou mixte (= socle minimal accepté par le PPF).
Il faut que le client et le fournisseur travaillent tous deux avec une PDP ou en interopérabilité, le PPF ne permettant pas de recevoir en direct les flux hors socle tels que l’EDI. On rappelle que les seuls formats acceptés seront UBL, CII et Factur-X. SY by Cegedim en tant que PDP vous permettra de maintenir vos flux existants qu’ils soient hors ou dans le socle.
Dans le cadre de la réforme, les entreprises seront enregistrées, avec les renseignements indispensables à l’adressage et à la transmission des factures, dans un annuaire dit annuaire central, qui facilitera l’interopérabilité entre elles. La plateforme qui émettra des factures électroniques pour le compte de son client devra se connecter à l’annuaire central pour identifier la plateforme rattachée à l’entreprise destinataire de la facture. Dans cet annuaire, chaque entreprise sera associée à une PDP ou PPF.
Ainsi, au moment du traitement d’une facture, la PDP interroge l’annuaire central pour router la facture vers le bon destinataire et la bonne plateforme (PDP ou PPF).
