Un SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines est un ensemble de logiciels facilitant la gestion des ressources humaines.
Il participe à la digitalisation de la fonction RH. Il est constitué d’un logiciel SIRH unique, intégré ou non à un ERP plus large. Le SIRH peut aussi se composer de plusieurs logiciels RH spécialisés réputés les meilleurs de leur catégorie (best-of-breed).
Définition des fonctionnalités SIRH
Les différents modules ou logiciels du SIRH couvrent généralement l’ensemble des domaines RH : paie, gestion administrative, gestion des compétences et de la formation, la gestion du temps de travail.
Dans le détail, voici les principaux champs adressés par un SIRH :
- Gestion de la paie :
C’est la fonctionnalité la plus importante d’un SIRH. Le module paie collecte les différentes variables nécessaires à l’élaboration du bulletin de paie (primes, absences, congés, heures supplémentaires, notes de frais, etc.). Il automatise ensuite tous les calculs en se basant sur la législation en vigueur, les conventions collectives, les accords collectifs et les usages de l’entreprise ; - Gestion administrative RH (Core RH) :
Ce module permet de gérer les données personnelles relatives au salarié (identité, RIB, poste, rémunération, contrat de travail, habilitations), les visites médicales, les processus d’onboarding de nouveaux salariés et de fin de contrat de travail. Il comporte généralement un accès pour le salarié qui peut lui-même mettre à jour ses données, consulter ses documents RH et faire des demandes administratives ; - Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) :
Cet acronyme dont l’ancêtre est la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et compétences), regroupe des fonctionnalités tels que la gestion des entretiens (annuels, de carrières, professionnels), de la formation, des emplois (fiches de poste, emplois à pourvoir), l’évolution des rémunérations ; - Gestion des temps et activités (GTA) :
La gestion dynamique des plannings, l’optimisation des temps de travail et l’automatisations des processus absences et congés constituent la brique GTA ; - Reporting RH :
Cet outil d’aide à la décision permet de piloter la masse salariale et les différentes composantes du contrôle de gestion sociale avec une présentation graphique des données et un requêteur permettant de jouer sur différentes variables RH.
A savoir :
D’autres briques peuvent entrer dans une définition de SIRH plus étendue : c’est le cas des logiciels de recrutement et de qualité de vie au travail (ou QVT). La notion de QVT regroupe des fonctionnalités RH très différentes allant de l’évaluation des managers par les salariés à la promotion de la pratique du sport en entreprise.
Quels sont les avantages d’un SIRH ?
Les avantages d’un SIRH sont la digitalisation des processus RH pour un vrai gain temps, une base de données qui unifie l’information entre différents services et la responsabilisation des salariés gérant eux-mêmes leurs données personnelles.
Dans le détail, la collecte des informations pour établir les fiches de paie est plus simple. Les variables relatives aux absences, congés et heures supplémentaires viennent directement de la gestion des temps de travail. Les managers peuvent directement corriger les plannings et statuer sur les primes. Le calcul des avantages (titres restaurant, véhicule, etc.) se fait automatiquement. Si le salarié a modifié ses données personnelles, elles sont reprises immédiatement.
L’embauche d’un nouveau salarié est plus fluide. Le candidat peut à l’avance remplir sa fiche salarié et communiquer ses documents administratifs. Le contrat de travail est établi automatiquement et il peut être signé électroniquement. Le nouvel embauché est intégré directement en paie et dans la gestion administrative.
Pour un entretien professionnel, le manager et les RH disposent de tout le parcours du salarié depuis son entrée dans l’entreprise ainsi que ses compétences. Ils disposent aussi de la liste des postes à pourvoir et des formations possibles pour faire progresser le salarié vers de nouvelles fonctions.
Lors des campagnes d’augmentation salariale, la direction RH dispose de tous les éléments pour contrôler la masse salariale et ventiler les budgets par établissement, service ou population. Et au moment de la people review, elle disposera de tous les éléments nécessaires à sa prise de décision.
Le pilotage de la santé et de la sécurité au travail est aussi plus simple. Il est possible d’évaluer l’exposition aux risques de tous les salariés, de visualiser les taux d’accident du travail et de maladie professionnelle pour prendre les meilleures décisions.
SIRH intégré ou composé de plusieurs logiciels ?
Un logiciel SIRH intégré évite les problèmes d’interfaçage et garanti l’unicité de l’information. Cependant, bien qu’efficace sur plusieurs points, il peut être faible sur d’autres. Plusieurs logiciels spécialisés seront à l’inverse plus pointus mais leur gestion complexe !
Sur un logiciel unique, le fonctionnement des différents modules ou briques logiciel est semblable. On garde la même logique de navigation. Il est donc plus facile à utiliser dans sa globalité. De plus, il ne nécessite qu’un projet de mise en place, qui peut certes être segmenté et mis en œuvre par étape. Le projet est négocié au global et non pas avec une myriade de petits acteurs. Tout est parfaitement intégré, de l’embauche à la paie, de la formation à la gestion des plannings.
Choisir différents logiciels, souvent experts dans leur domaine spécifique (best of breed) permet d’avoir le meilleur sur une fonctionnalité en particulier. En connectant les différents logiciels à un core RH qui gère l’administration RH, il est possible de créer une réelle synergie.
Comment mettre en place un SIRH ?
L’implémentation d’un SIRH est un projet d’entreprise. Pour la réussir il faut procéder en respectant plusieurs étapes.
Constitution d’une équipe projet :
La constitution de cette équipe est généralement à l’origine du DRH, du DAF ou de la direction générale. Elle devra comprendre au minimum un membre de la direction RH, un représentant de la DSI (direction des systèmes d’information) et un manager opérationnel. Il faudra désigner un chef au sein de l’équipe projet SIRH. Il sera garant du planning global et de l’animation des réunions.
Etablir le cahier des charges SIRH :
Pour commencer, le comité de projet doit établir l’état des lieux de l’existant en termes d’outils RH, de processus et de pratique ainsi que les interactions avec les autres services.
Ensuite, il conviendra de dégager les éléments satisfaisants et ceux qui doivent être améliorés et de répondre aux questions :
- Quelle population doit-être couverte par le SIRH ?
- Quel périmètre géographique ?
- Quelles sont les contraintes juridiques ?
- Quels processus devront être automatisés (la gestion de la paie, l’administration RH, BDESE, …) ?
- Quelles sont les fonctionnalités indispensables et optionnelles ?
- Quels sont les impacts sur les autres logiciels de l’entreprise ?
- Quels sont les résultats attendus ?
Fixer un budget à votre projet SIRH :
Il devra être fixé dans toutes ses composantes : les moyens financiers et humains pour la mise en place du projet, la formation et l’exploitation.
Choisir votre partenaire SIRH :
Le chef de projet établira une grille d’évaluation comparative pour mesurer les différences entre les acteurs consultés. Elle comportera non seulement un volet financier mais aussi des détails sur la couverture fonctionnelle du SIRH.
Communiquer sur le projet SIRH :
Pour réussir un projet, la communication est très importante. Pour accompagner le changement, il faut prévoir une campagne bien en amont du déploiement de la solution SIRH choisie. Les salariés concernés doivent être formés et accompagnés avant, pendant et après la mise en place du SIRH.
