Grâce à ses nombreux avantages, la signature électronique s’est imposée en un temps record dans tout le secteur de l’immobilier.
Selon une enquête réalisée par Harris Interactive en 2021, 75% des professionnels de l’immobilier avait déjà utilisé la signature électronique pour les actes notariés. Cette tendance s’est accélérée et c’est maintenant la quasi-totalité de la profession qui privilégie la signature électronique pour tout type de transaction. Voici quelques exemples d’usage.
Le bail de location
Un contrat de bail ou un contrat de location engage deux parties : le bailleur et le preneur. Le premier s’engage à procurer au deuxième la jouissance d’un bien mobilier ou immobilier pendant une période donnée contre un certain prix, le loyer.
Le contrat de bail demande la collection de nombreuses pièces justificatives, et d’actes de signatures.
Tout d’abord, en préparation du bail, l’agent immobilier remplit via un formulaire web les informations concernant le bien immobilier (adresse, loyer mensuel, charges…), le locataire (nom, prénom…) et le bailleur.
Il va ensuite envoyer le bail en PDF avec des pièces jointes visibles uniquement par le locataire. Ces pièces sont standard comme la notice informative ou personnalisée comme la description du bien loué ou la DDT.
Au moment de la signature, le locataire peut télécharger sa pièce d’identité (carte d’identité, passeport, carte de séjour, …), ses justificatifs de ressources (feuille d’imposition, bulletins de salaire, cautionnement, …) et l’attestation d’assurance. Il est aussi possible d’adjoindre l’état des lieux qui aura été lui-même dématérialisé et signé électroniquement.
Le propriétaire pourra à son tour signer le bail en connaissance de cause avant la remise des clés.
Les avantages de la signature électronique lors de la signature d’un bail de location :
- Des documents personnalisables : vous pouvez vous constituer une base de contrats standards et les personnaliser à l’aide d’un formulaire simple à utiliser.
- Gagnez du temps : vous évitez les allers et retours entre les différentes parties, les états des lieux d’entrée et de sortie sont signés directement sur tablette ou téléphone.
- Une meilleure expérience pour vos clients : ils peuvent verser leurs documents quand ils le souhaitent et les signer tranquillement d’où ils le souhaitent et en dehors des horaires d’ouverture de l’agence.
La vente de biens immobiliers
La vente immobilière comporte aussi de nombreuses étapes simplifiées par la signature électronique.
Après l’estimation du bien, il est possible de faire signer directement au propriétaire un contrat type de mandat de vente personnalisé avec les détails du bien et du mandant. Il pourra en suite transmettre tous les documents constitutifs du DDT (dossier de diagnostics techniques) que vous pourrez associer directement au dossier de vente.
L’offre est directement envoyée au vendeur qui aura le loisir de signer la proposition à distance.
Si l’offre est acceptée, il est possible de signer électroniquement un compromis de vente entre le vendeur et l’acquéreur par l’intermédiaire de l’agent immobilier ou du notaire. L’acheteur dispose de 7 jours pour se rétracter sans pénalité. Le compromis de vente sera enregistré auprès de la recette des impôts sous 10 jours.
Les notaires rentrent ensuite en scène définitivement pour la signature de l’acte de vente qui peut, elle aussi, être dématérialisée.
Les avantages de la signature électronique lors de la signature d’une vente immobilière :
- Prévention des litiges : Comme les documents signés sont horodatés et que les signataires sont authentifiés, il n’y a pas de place pour le doute en cas de différend entre les parties.
- Optimisation des processus : Épargnez-vous les tâches fastidieuses à faible valeur ajoutée : scan, impression, envois postaux, rapprochement de dossiers, …
La gestion locative
Quand un propriétaire confie la gestion de son bien à une agence immobilière, il peut signer le mandat de gestion où qu’il soit. Ce qui est très utile, car ceux qui choisissent cette solution le font souvent parce qu’ils sont à l’étranger ou habitent loin du bien qu’ils confient à leur gestionnaire.
Grâce à la signature électronique et à ses fonctionnalités telles que l’horodatage des documents, l’authentification des signataires et à l’envoi en masse de documents, la gestion locative est sécurisée.
Le locataire peut aussi s’assurer de la conformité de l’état des lieux, des diagnostics et du contrat de bail grâce à la signature électronique.
Une fois le bail signé, l’agence peut lui faire signer électroniquement un mandat SEPA pour l’autoriser à effectuer les prélèvements automatiques.
Les quittances de loyer et comptes rendus de gestion authentifiés peuvent être envoyés en masse automatiquement, par courrier ou par mail.
Les avantages de la signature électronique pour la gestion locative :
- L’envoi en masse : que ce soit par email ou par courrier, il est facile d’adresser des documents et de recueillir les signatures sur un nombre important de destinataires.
- Les relances automatiques : Une fois une demande de signature demandée, vous pouvez programmer des relances à l’intervalle de votre choix.
